Privacyverklaring EasyTake
Versie 1.0 — 25 juli 2026
EasyTake, gevestigd in Gelderland, KvK 42117946, btw-identificatienummer NL005508849B42, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Contact: info@easytake.nl.
1. Twee rollen
Wij verwerken gegevens in twee rollen:
- Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen (proef)klanten en websitebezoekers: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en de gegevens die je via het aanvraagformulier of per mail met ons deelt.
- Als verwerker voor de gegevens die jij als klant in EasyTake zet: jouw klantgegevens, contactpersonen, e-mails, facturen, contracten, taken en afspraken. Die gegevens zijn en blijven van jou; wij verwerken ze uitsluitend om de dienst te leveren. Hiervoor sluiten wij met elke zakelijke klant een verwerkersovereenkomst, die je bij registratie accepteert.
2. Welke gegevens en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres (aanvraagformulier) | Contact opnemen en je proefomgeving klaarzetten | Uitvoering overeenkomst (precontractueel) |
| Accountgegevens (naam, e-mail, wachtwoord-hash, rol) | Toegang tot en beveiliging van je account | Uitvoering overeenkomst |
| Facturatie- en betaalgegevens | Facturatie van je VIP-abonnement | Uitvoering overeenkomst, wettelijke plicht |
| Inhoud die je in EasyTake zet (klanten, mails, documenten) | Levering van de dienst | Uitvoering overeenkomst (wij als verwerker) |
| Technische logbestanden (tijdstip, foutmeldingen) | Beveiliging en het oplossen van storingen | Gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken geen gegevens voor advertentiedoeleinden en verkopen nooit gegevens aan derden.
3. Koppeling met Microsoft (Outlook)
Als je jouw Microsoft-account koppelt, verwerkt EasyTake jouw e-mail en agenda om die in EasyTake te tonen en synchroon te houden. Dit gebeurt via de officiële Microsoft-koppeling (Microsoft Graph) met jouw uitdrukkelijke toestemming tijdens het koppelen. Je kunt de koppeling op elk moment verbreken; de synchronisatie stopt dan direct. Toegangssleutels worden versleuteld opgeslagen.
4. Welke partijen ons helpen (subverwerkers)
Wij gebruiken een klein aantal zorgvuldig gekozen leveranciers om EasyTake te laten draaien:
- Neon — databasehosting (opslag van applicatiegegevens), regio Europese Unie
- Vercel — hosting van de applicatie
- Cloudflare R2 — opslag van bestanden die je uploadt (de modules Bestanden en Declaraties), regio Europese Unie
- Microsoft — alleen als jij je Outlook koppelt (mail en agenda)
- Resend — verzending van systeemmail zoals uitnodigingen en wachtwoordherstel
- Firebase Cloud Messaging (Google) — verzending van pushmeldingen naar de mobiele app, voor gebruikers die deze aanzetten
- Mollie — betalingsverwerking voor VIP-abonnementen
Met deze partijen zijn verwerkersafspraken van kracht. Voor zover verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, gebeurt dat op basis van een geldig doorgiftemechanisme zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Bewaartermijnen
- Gegevens in je EasyTake-omgeving bewaren wij zolang je account bestaat. Wij verwijderen deze niet automatisch na een vaste termijn — dat gebeurt alleen op jouw verzoek (zie Account verwijderen) of, in uitzonderlijke gevallen zoals de opheffing van een testaccount, via een handmatige actie van onze beheerders. Vóór definitieve verwijdering kun je altijd een export van je gegevens opvragen.
- Opzeggen of laten verlopen van VIP verwijdert nooit je bestanden of declaraties: de modules Bestanden en Declaraties worden dan ontoegankelijk, maar de gegevens blijven gewoon bewaard totdat je VIP weer activeert, of totdat je definitieve verwijdering aanvraagt zoals hierboven.
- Aanvragen via het formulier die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 6 maanden.
- Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van toegangssleutels, strikte scheiding van gegevens per bedrijf, toegangsbeperking op basis van rollen en regelmatige back-ups van onze database bij onze hostingpartner.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking. Mail daarvoor naar info@easytake.nl; we reageren binnen 30 dagen. Gaat het om gegevens die jouw werkgever of leverancier in EasyTake heeft gezet, dan verwijzen we je door naar die partij — die is daarvoor de verantwoordelijke. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of leveranciers. De actuele versie staat altijd op easytake.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten per e-mail.